1、会议提前一天将会议的具体时间、地点、会议主题以文字通知或电话通知的形式通知参会人员。
2、落实参会人员。及时了解掌握参会人员的信息,同时将参会情况及时向本级领导汇报。
3、安排摄像、摄影人员。
4、开会前以短信的方式提醒参会人员及时参会。
二、会场布置
1、根据研讨会议主题需要按规定在中间位置悬挂主题条幅。
2、主席台就坐的领导按主要领导桌签在主席台中间位置,其它的领导按主要领导一左一右的方法摆放桌签。
3、其它参会领导按职务一左一右的顺序在相应的位置拉摆放桌签,其余参会人员摆放本单位桌签。
一、会议前期通知
1.定会议日期,请专家(包括嘉宾和授课专家)。
2.拟定会议通知红头文件,包括会议介绍,主办、协办单位,会议时间、地点,是否收注册费,学分等,会议联系人等。附会议议程,参会回执。
3.通知发放四种方式:邮件、微信H5动态网页(带报名功能)、信件、电话。
4.应有专人通知和统计参会人员,方便会场大小准备、用餐、学分等数量限制。
二、专家联系(专人负责)
1.联系专家,告知会议时间以及专家授课具体时间。索要专家课件和个人简历。课件用于印刷会议资料,简历用于宣传和主持人介绍。
2.专家接送:包括往返接送,会场与酒店接送。协商完毕后,告知专家接送事宜。
3.去酒店查看,是否有早餐等。
4.专家如果提前1天到,会议负责人应去酒店接见。
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